• Un gestionnaire de transport interne exerce ses fonctions au sein de l'entreprise de transport en tant que salarié s'il détient un contrat de travail obligatoirement à temps plein en CDI, et s'il est employé au niveau de l'encadrement (au moins au 1er niveau de cadre, coeffficient 100 pour le TRM et coeifficient 134 pour le TRV) , en percevant une rémunération correspondante, telle que prévue par la convention collective  national du transport routier CCN 3085.
• Le gestionnaire, de par ses fonctions, représente, engage l'entreprise, et agit au nom de celle-ci. A cette fin, il doit disposer expressément d'une délégation de pouvoirs et de signature , lorsque ces dernières ne résultent pas de l'application directe des statuts de l'entreprise (cas notamment du salarié), afin qu'il puisse assurer sans aucune restriction ses fonctions de direction.
• La délégation de pouvoirs , pour qu'elle soit recevable par l'administration, doit être en rapport avec les missions confiées . Elle doit être explicite quant aux responsabilités exercées , notamment quant aux conséquences des infractions qui pourraient être commises par les conducteurs et, en tout état de cause, acceptée par le délégataire .

Le gestionnaire de transport externe ne peut exercer son activité qu'avec 2 entreprises et 20 véhicules maximum . 

Avant de pouvoir être désignée comme gestionnaire de transport, la personne titulaire d’une attestation de capacité professionnelle délivrée depuis plus de 5 ans , et qui ne peut pas démontrer qu’elle a eu au cours des 5 dernières années des fonctions de responsabilités de manière effective et permanente dans la direction d’une entreprise de transport peut être assujettie à suivre une formation pour actualiser ses connaissances.

Critères à respecter en cas de gestion éloignée d'une entreprise:

• L'évolution des moyens de communication, tout comme les possibilités nouvelles apportées par le développement des systèmes informatiques, doivent pouvoir conduire à accepter les dossiers présentés par les entreprises dont le gestionnaire ne résiderait pas dans le département du siège social de l'entreprise, ou dans un département limitrophe.
• En conséquence, le demandeur doit apporter à l'administration tous les éléments relatifs à l'organisation de l'entreprise et aux outils informatiques dont il dispose permettant à l’administration de vérifier qu'il possède les moyens d'intervenir à tout moment, de façon effective et permanente, malgré son éloignement. Cet éloignement ne doit pas conduire à rendre le contrôle de l'activité des salariés inopérant.
• La justification de ces moyens pourra être fournie par tout support : décisions d'assemblées générales, organigrammes ou documents internes s'ils ont fait l'objet de publication, lettres de mission, délégations de pouvoir, recensement des outils informatiques (logiciels, connexions internet et réseaux de communication...). L'administration est fondée à rejeter une demande qui s'appuierait sur des justifications insuffisantes.